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Coordinateur de mariage : les 7 missions principales

D'ici quelques semaines/mois votre mariage tant désiré, tant imaginé, et tant rêvé prendra vie. Cela ne devrait être qu'excitation ! Et pourtant... la réalité est tout autre : les rêves deviennent parfois des cauchemars dans lesquels vous imaginez que votre mariage est un fiasco, que le DJ n'arrive pas à mettre en route la musique, que votre robe est déchirée, que le traiteur arrive à 23h et j'en pense passe ; vous n'en pouvez plus de penser au mariage, à tous ces micro-détails qui grignotent peu à peu tout l'espace mental dont vous disposez ; vos nuits se transforment en insomnie chronique ; les disputent se multiplient ; de nouvelles peurs et craintes émergent chaque jour lorsque vous vous rendez compte que vous n'avez pas encore réfléchi à la durée nécessaire pour faire entrer vos convives en salle, à comment synchroniser l'annonce du cortège par votre officiant d'un jour avec l'arrivée des demoiselles d'honneur et le lancement des musiques. L'angoisse vous gagne et vous perdez petit à petit le plaisir des débuts. Vous rêvez même au moment où tout cela sera derrière vous. Ce jour où le mariage sera enfin passé. Vous en perdez l'essentiel: l'envie de vous offrir et d'offrir à vos proches un nouvel et exceptionnel souvenir commun, de ceux qui restent dans nos mémoires pour notre vie entière. Ok, je grossis le trait. Mais pas tellement. D'expérience, certains couples arrivent vraiment à ce stade de surmenage et de stress peu avant leur mariage. Et pourtant, "l'expérience mariage" (comme j'aime l'appeler) ne commence pas qu'un vendredi soir pour se terminer deux jours après à 15h. Le week-end des festivités n'est que la conclusion finale, l'apothéose de tout un process qui aura dura des mois/années. En tant que wedding planner, je ne peux accepter l'idée que le mariage ne dure que 2/3 jours. Toute la partie organisationnelle fait partie de cette expérience et doit être joyeuse, riche et excitante, à l'image des journées de célébration que l'on projette. Je suis certaine que certains couplent parviennent à maintenir une sorte d'harmonie tout le long des préparatifs, mais pour certains cela devient l'enfer. Il est alors urgent de déléguer votre projet à une personne externe qui saura vous rassurer, prendre le bébé dans ses mains et l'élever au niveau supérieur ! Déléguer à un professionnel - donc un wedding planner - c'est l'assurance de délaisser une bonne partie de son stress en se sentant rassurer par son expérience et son expertise du mariage. Je fais un petit aparté : vous pouvez ressentir le besoin de déléguer votre mariage sans vous sentir autant surmenés que je l'ai décrit juste au dessus. Simplement parce que maintenant que vous avez bien avancé, vous sentez le besoin de vous sentir rassurés par la présence d'un professionnel qui finalise le tout et vous assure décontraction le jour du mariage. C'est une raison amplement suffisante pour déléguer la coordination de son mariage. D'ailleurs, la culture du mariage français laisse entendre que faire appel aux services d'un wedding planner est du "luxe". Pourtant, la prestation de coordination devrait être considérée comme essentielle tout comme l'est la présence d'un traiteur, d'un DJ et d'un photographe. Se sentir complètement délestés de toutes contraintes le jour du mariage et savoir qu'une équipe dédiée "gère" c'est hyper méga confortable. Dans d'autres pays, comme les États-Unis, la coordination de mariage est une prestation non négociable. D'autant plus que les mariages sont des évènements de plus en plus complexes en termes d'organisation : plus de prestataires, plus de journées de célébration et plus d'attentes. Cela devient nécessaire d'avoir une équipe en charge de planifier la journée et de la coordonner. Ok, je le concède : l'aparté était plutôt long. Un vrai paragraphe. Je me fatigue à écrire autant...


Après ce looooong "aparté", il est temps d'écrire sur le coeur du sujet : les 7 missions principales que je réalise en tant que wedding planner quand vous bookez ma prestation de coordination jour J aussi bien en Lorraine, qu'en Alsace, en Champagne-Ardennes ou encore au Luxembourg.


coordinatrice mariage Luxembourg Grand Est

Mission 1 : Études des devis et contrats, prise de contact avec les prestataires, ajustements


Tout commencera avec un premier échange qui nous permettra de faire le point sur ce que vous attendez de votre mariage, votre vision et vos aspirations. Vous me faîtes savoir avec qui vous avez décidé de collaborer pour chaque prestation et je vous pose des questions afin d'avoir le maximum d'informations sur ce que vous avez prévu. Enfin vous me mettez à disposition les devis et contrats. C'est à partir de là que je vais pouvoir confronter ce qu'on s'est dit avec ce qui a été contractuellement convenu avec vos prestataires. Ainsi, je vais pouvoir relever les premiers manquants et faire procéder aux ajustements nécessaires. Je vais ainsi contacter vos prestataires pour me présenter et poser des questions sur ce qui ne me semble pas clair. Ce sont parfois des détails, mais qui font la différence. Un exemple sera peut-être plus parlant : lorsque vous prévoyez un welcome drink (une petite boisson d'accueil permettant à vos invités d'arriver tranquillement tout en se rafraîchissant avant de commencer la cérémonie), votre traiteur prévoit parfois des gobelets en carton. Peut-être que cela n'aura pas d'importance pour vous, mais s'il s'avère que vous n'en voulez pas, vous serez bien heureux de savoir que c'est ce qui a été prévu et souhaiterez procéder à une location supplémentaire de verres. Allez, parce que je suis d'humeur loquace, voici un second exemple (bien sûr mes exemples sont bien concrets, ce sont des choses qui me sont arrivées). Une location de lettres lumineuses a été prévue par le couple pour un montant de 200 et quelques euros. Je ne vois pas de frais de déplacement/livraison sur le devis. Or le loueur est situé à plus d'une heure du lieu de réception. Cela me semble peu probable que le loueur livre et récupère gracieusement à une heure de route pour une location de 200€. J'appelle le loueur : la livraison et la reprise ne sont pas incluses. C'est au client de s'en charger. Ce n'est pas du tout ce qu'avait imaginé le couple : faire 2h de route pour aller récupérer les lettres et 2h pour les rendre n'était pas dans leur projet. La location a été annulée.

Mission 2 : Réalisation d'une visite technique


La visite technique késako ? Je vous l'accorde, c'est un terme un peu pompeux qui consiste en une étape essentielle garantissant que tous les aspects logistiques du mariage sont planifiés et exécutés de manière efficace, afin que le jour de l'événement se déroule sans accroc. Elle consiste en une visite sur les lieux de réception avec vos prestataires au cours de laquelle on examine minutieusement les espaces disponibles pour chaque étape du mariage : welcome dinner, cérémonie, cocktail, dîner, soirée dansante, brunch, piscine, couchages, etc. On vérifie également les accès, les zones de stationnement, et les commodités pour les invités (mais également pour l'équipe présente de l'installation jusqu'à la désinstallation des divers éléments).

Les prestataires sont présents pour discuter des détails techniques tels que l'installation des équipements audiovisuels, des éclairages, des décorations, et pour s'assurer que tout respecte les exigences spécifiques du couple. On procède également à une vérification des besoins en mobilier, en dressant une liste précise des tables, chaises, podiums, etc. nécessaires pour chaque espace et chaque activité.

Cette visite permet de prendre des décisions concrètes concernant la disposition des éléments, l'agencement des espaces, des tables, et en définissant les différentes zones fonctionnelles des espaces. Mais également les différentes spots pour réaliser les photos, tous les plans B et tant d'autres éléments qui nous assure une organisation au millimètre pour un mariage extraordinaire ! Concrètement, voici un exemple très récent d'un élément contrôlé en visite technique et qui fera toute la différence : le welcome dinner aura lieu en extérieur, devant le château. Il s'avère qu'il y a quelques guirlandes dans les arbres alentour, mais cela ne sera pas suffisant pour apporter un éclairage digne de ce nom aux 40 personnes qui dîneront. Je vais donc travailler à proposer une solution d'éclairage avec les loueurs intervenant déjà sur ce mariage.


Mission 3 : Création d'un dossier d'exploitation


Après la visite technique, on passe à la partie "dossier d'exploitation", un nom un peu sérieux pour quelque chose de super utile et cool, croyez-moi ! Car il permet vraiment de vous projeter et de vous rassurer sur de nombreux aspects.


Dans ce dossier, je compile toutes les infos que j'ai collectées pendant la visite. Imaginez-le comme un guide ultime, le GPS visuel de votre mariage ! Vous y trouverez donc les plans d'agencement pour chaque temps fort de la journée. Du moment où vous dites "oui" à celui où vous dansez jusqu'au bout de la nuit, tout est pensé et organisé. Bien évidemment, cela se décline sur autant de journées que nécessaires.

Je prévois des plans d'implantation B, voire C, au cas où Dame Nature décide de jouer les trouble-fêtes avec un mauvais temps ou une canicule surprise.


Et bien évidemment, je ne me contente pas de penser au mobilier. Je veille à l'implantation judicieuse du groupe électrogène, à la répartition électrique pour chaque prestataire, aux chapiteaux pour abriter vos invités/traiteur/band (barrez les mentions inutiles), et bien sûr, à l'emplacement des éléments de décor.


Mission 4 : Conseils et améliorations


Cette mission, je la chéris ! L'idée est ici d'intervenir en tant que guide ultime vers la perfection. Oui, oui, j'ose le dire ! Même si je n'ai pas mis en place chaque détail de votre mariage, je suis là pour être votre alliée. Je vous conseille, je vous guide, je vous aide à prendre des décisions pour que tout soit à la hauteur de vos rêves.

Mon job, c'est aussi d'emmener votre mariage à un autre niveau, à "level up" comme on dit. Je vais vous suggérer des idées pour rendre le design encore plus fabuleux, le déroulé de la journée encore plus fluide. Je veux que chaque instant soit chargé d'émotions, sans temps mort, avec une attention particulière portée à vos invités (ça c'est ma marque de fabrique).

Et devinez quoi ? Parfois, je vais même vous proposer des prestations auxquelles vous n'auriez même pas pensé ! Des prestations qui vont donner à votre mariage cette touche spéciale, cette étincelle en plus dont vous n'auriez jamais imaginé avoir besoin. Parce que votre mariage, c'est plus qu'un simple événement. C'est une expérience, une aventure, et je suis là pour vous guider vers la création de souvenirs qui resteront gravés pour toujours.


Mission 5 : Réalisation d'un planning pour les derniers préparatifs


Une des étapes cruciales dans les derniers mois/semaines du mariage, c'est la création d'un planning aux petits oignons. Je réalise une répartition claire des tâches entre celles qui me sont dévolues et celles qui vous reviennent. Chacun sa mission, chacun son rôle, pour que tout soit fait dans les temps sans stresser.

Avec moi, les deadlines sont claires, pas de place pour l'approximation. On sait exactement ce qui doit être fait, et quand. Je surveille de près l'évolution du planning afin que rien ne soit laissé au hasard. Aucune date butoire ne sera oubliée. Je m'assure que tout est bien calé, de la deadline pour transmettre le plan de table au créateur de papeterie à la confirmation du nombre d'invités pour le traiteur.

En parlant de détails qui comptent, on met aussi tout au clair en ce qui concerne les paiements des soldes. On ne veut pas de mauvaises surprises à la dernière minute ! Avec moi, tout sera réglé comme une horloge suisse, pas de doute là-dessus.

Bref, avec ce planning entre nos mains, vous vous sentirez soutenus, sereins et rassurés. C'est là toute ma mission pour vous accompagner jusqu'au jour J.


Mission 6 : Création d'un planning ultra-détaillé


Eh bien, après toutes ces étapes, on arrive à un moment assez attendu : la réalisation du planning de votre mariage ! Cet outil est tellement rassurant ! Aussi bien pour vous, que pour mon équipe et tous les prestataires qui interviendront le jour du mariage.

Ce planning, c'est un peu la cerise sur le gâteau, ou plutôt le GPS, cette fois-ci textuel, qui va guider tout le monde le jour J. Il va accompagner le dossier d'exploitation que j'ai préparé suite à la visite technique, pour que chaque prestataire ait toutes les infos en main et que votre mariage se déroule sans le moindre accroc.

Et quand je dis détaillé, je veux dire ultra détaillé. Rien n'est laissé au hasard. On parle horaires, emplacements, déroulement des différentes étapes, noms des intervenants, tout, vraiment tout ! Ce planning, il est comme un couteau suisse. Il peut inclure une multitude de choses en fonction de vos besoins : du moment où vous vous préparez jusqu'à la dernière danse, en passant par les temps forts comme la cérémonie, le cocktail, le dîner, et bien sûr, la soirée dansante endiablée ! Et bien évidemment cela est décliné en autant de journées que nécessaires (incluant les journées d'installation).

En gros, c'est l'élément clé qui va rythmer votre journée, celui sur lequel tout le monde pourra compter pour que tout se déroule comme sur des roulettes. Je ne détaille pas tout ce que l'on trouve dedans pour vous laisser un peu de surprise ;) J'aime quand mes clients sont surpris par le niveau de détails de mon outillage. C'est un peu ma deuxième marque de fabrique.


Mission 7 : Présence sur les journées d'installation et de célébration


On arrive au cœur du sujet, LA mission pour laquelle on fait appel à mes services de coordinatrice : la coordination des journées de mariage. C'est un peu l'apothéose de tout ce qu'on a mis en place jusqu'ici, le moment où tout prend vie !

Cette mission, je ne peux la mener à bien que parce qu'on a tout anticipé en amont, grâce à toutes les étapes précédentes. C'est comme si on avait construit les fondations d'une maison solide, prêtes à accueillir les invités et à faire de votre mariage un moment inoubliable.

Concrètement, la coordination, c'est mettre en œuvre ce fameux planning ultra détaillé dont on a tant parlé. C'est accueillir les prestataires avec le sourire, être leur soutien, leur appui tout au long de la journée. C'est veiller à ce que tout soit respecté, du timing serré aux petits détails qui font toute la différence.

Mais ce n'est pas tout ! C'est aussi être prêt à prendre des décisions rapides si jamais des changements surviennent, mettre en place les plans B au dernier moment et répondre à vos volontés. C'est accueillir les invités avec chaleur, prendre soin d'eux, répondre à leurs besoins tout en étant aux petits soins pour vous, les mariés, du matin jusqu'au bout de la nuit.

Et surtout, c'est coordonner l'intervention de tous les prestataires, comme une chef d'orchestre dirigeant son orchestre. Parce que chaque membre de l'équipe joue un rôle crucial dans la symphonie de votre mariage, et je suis là pour m'assurer que tout se déroule harmonieusement.

Et bien sûr, si jamais l'imprévu pointe le bout de son nez, pas de panique ! Avec mon équipe, nous trouvons des solutions, nous nous adaptions, et faisons en sorte que votre journée reste magique, quoi qu'il arrive. C'est ça, la magie de la coordination !


 

Alors si vous recherchez une coordinatrice de mariage pour votre mariage qui aura lieu dans le Grand Est (Reims, Nancy, Metz, Strasbourg, Colmar...), au Luxembourg, en Belgique ou encore eu Bourgogne, contactez-moi je me ferai un plaisir de vous découvrir et lever le voile sur votre joli projet de mariage ! À tout vite !

Cassandra



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