Vous recherchez actuellement votre lieu de réception pour votre mariage à venir mais vous ne savez pas par comment commencer ? Vous avez peur de passer à côté d'un élément essentiel ? Vous ne savez pas ce qui est important et ce qui ne l'est pas ? Vous êtes au bon endroit ! En tant que wedding planner, l'expérience m'a permis d'isoler 15 points essentiels pour choisir son lieu de réception que je vais vous transmettre. Après cela, vous serez prêt à choisir votre lieu en bonne et due forme sans mauvaise surprise ! Nota bene : je passe l'étape qui consiste à déterminer la zone géographique dans laquelle vous souhaitez vous marier ainsi que le budget que vous souhaitez y consacrer - ce sont deux éléments indispensables à déterminer avant de sélectionner des lieux de réception.
Sans plus tarder, je vous partage les 15 points clés pour choisir votre lieu de réception en toute connaissance de cause, qui répondra à tous vos besoins (même ceux que vous n'avez pas encore identifiés) ainsi qu'un bonus en fin d'article - bonus nous négligeable - promis vous me remercierez !
© Charlotte Beaune
© Manon Douard
1 I La capacité de la salle de réception : il est essentiel de choisir un lieu qui puisse accueillir confortablement tous vos invités. Les lieux indiquent parfois sur leur site - et si ce n'est pas le cas, il conviendra de le demander par mail / téléphone avant de vous déplacer - le nombre de convives assis maximum. Maiiiiiis ! Il y a un grand mais : assurez-vous que ce nombre prenne en compte l'espace nécessaire pour la piste de danse et le DJ ainsi que les différent buffets (buffets des fromages ou desserts / open bar pour la soirée dansante). Demandez au lieu s'il dispose de plans d'aménagement pour vous projeter.
2 I La disposition des divers espaces : la fluidité de la disposition des espaces est cruciale. Assurez-vous que vos invités puissent circuler facilement entre la cérémonie, la réception, la piste de danse et autres zones sans créer de bouchons, passer par de la boue ou encore traverser des espaces alors que vous vouliez les garder secrets au cours de la journée.
3 I Les espaces extérieurs : Si vous souhaitez organiser une cérémonie en plein air, un cocktail ou une séance photo à ciel découvert, les espaces extérieurs auront une grande importance. Certains lieux ne permettent pas d'avoir deux espaces distincts pour une cérémonie et un cocktail et clairement n'avoir qu'un lieu pour ces deux temps forts, ayant généralement lieu l'un après l'autre, est une mauvaise idée. Il faudra ranger les chaises de la cérémonie et trouver un espaces où les stocker afin de libérer l'espace pour le cocktail... À fuir donc ! Cependant, il n'est pas toujours nécessaire d'avoir un immense parc à disposition : les jardins, terrasses ou patios peuvent être parfaits.
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4 I Anticiper les plans B : Les plans B sont essentiels en cas de météo imprévisible - aussi bien pour se protéger de la fraîcheur, de la pluie et du vent que du soleil en pleine canicule ! Vérifiez si le lieu dispose d'espaces couverts ou accepte l'installation de chapiteaux pour faire face aux intempéries sans gâcher votre journée (attention, c'est un coût supplémentaire à anticiper). Dans l'idéal, le plan B ne doit pas être le même pour la cérémonie et pour le cocktail (cf point n°3).
5 I La politique en matière de bruit : il est important de tenir compte du voisinage à proximité du lieu de réception. Lorsqu'il est en plein coeur de ville/village, la préfecture peut imposer une fin de soirée hâtive (2/3h du matin). Certains lieux peuvent également avoir un limiteur de son - la hantise des DJ - si celui-ci devait se mettre en route vous pourriez vous retrouver avec un niveau sonore très bas ou une coupure de la musique (on a connu mieux pour maintenir une ambiance festive). Assurez-vous que les limites soient en adéquation avec vos attentes.
6 I Les espaces de stationnement : Le stationnement est souvent un problème sous-estimé. Assurez-vous que le lieu dispose d'un nombre suffisant de places de stationnement pour tous vos invités, de manière à ce qu'ils puissent se garer facilement. S'ils devaient tourner pour trouver une place, marcher jusqu'au lieu de réception mal indiqué, payer un stationnement, marcher dans le noir pour retrouver leur véhicule etc. ils risqueraient de commencer les festivités avec un goût amer ou de les finir sur une mauvaise note. Et ça, on ne le veut absolument pas !
7 I Le sujet épineux des hébergement : nos modes de vie actuels nous permettent de connaître du monde à travers l'ensemble d'un pays voire du globe. Ainsi , si des invités viennent de loin - voire de très loin, avoir des hébergements sur place ou à proximité est un avantage nous négligeable. Et en réalité, lorsque je parle de venir "de loin", avoir une heure de route à 4 ou 5h du matin, c'est beaucoup trop ! Il est donc important de vous assurer qu'il y a à minima des hôtels, gîtes et autres maisons d'hôtes à proximité de votre lieu de réception. L'idéal étant de pouvoir y accéder à pieds, mais si ce n'est pas le cas, je dirai qu'il faut des hébergements permettant d'accueillir l'ensemble de vos invités à moins de 20 minutes en voiture de votre lieu de réception (bien évidemment, on peut mettre en place un système de navette).
8 I La politique en matière de prestataires : certains lieux ont des contraintes en matière de prestataires vous obligeant à utiliser une liste approuvée. Si vous avez des prestataires spécifiques en tête, assurez-vous que le lieu offre la flexibilité de choisir ceux qui correspondent à vos besoins. Bien évidemment, si le lieu assure lui-même la restauration de votre évènement ou impose un traiteur unique, pensez à demander un devis avant de signer pour la privatisation du lieu.
© Manon Douard
9 I L'exclusivité du lieu : et oui, cela peut paraître une évidence, et pourtant... Tous les Les lieux n'offrent pas une exclusivité. Certains disposent de plusieurs espaces de réception et ceux-ci peuvent être loués simultanément pour plusieurs évènements. D'autres encore sont ouverts au public (musée, monument historique, parc...) et il est possible de rencontrer des visiteurs dans les couloirs ou de voir des passants au cours de la cérémonie. Cela n'est pas rédhibitoire et dépend de la configuration des espaces. Si vous préférez que votre célébration soit la seule dans les environs, optez pour un lieu vous offrant l'exclusivité de l'usage de l'ensemble des espaces.
10 I Les horaires de mise à disposition : assurez-vous des jours et horaires de mise à disposition. Cela peut avoir une influence non négligeable sur la fluidité des installations : un lieu disponible dès le vendredi permettra à votre traiteur, votre wedding designer (décorateur), votre DJ, votre live band ou encore votre loueur de livrer et s'installer la veille de votre réception. Une privatisation possible à partir de 16h le jour de la réception est hyper contraignante. Il en est de même pour la fin de la privatisation : si vous souhaitez réaliser un brunch assurez-vous que le lieu sera toujours "vôtre" pour le réaliser. Vérifier également à quel moment le démontage de la décoration et la reprise des locations doivent avoir lieu (nombreux loueurs ne font pas de reprise le dimanche).
11 I Le mobilier à disposition : renseignez-vous sur le mobilier inclus dans la location du lieu. Cela peut concerner les tables de réception et de buffets, les chaises pour le dîner et la cérémonie, les mange-debout et même parfois le linge de table. La non disponibilité de ce mobilier peut influencer le coût total de votre mariage. Petit tips non négligeable : assurez-vous dès le départ de la personne en charge de la mise en place du mobilier : le lieu ? le traiteur ? le wedding designer ? vous-même ? Vous comprendrez que cela aura des conséquences sur vos besoins en termes de mise à disposition du lieu.
12 I L'accessibilité pour les PMR : Assurez-vous que le lieu est accessible aux personnes à mobilité réduite, avec des rampes, des toilettes adaptées, et des installations pour rendre leur séjour confortable.
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13 I Les capacités électriques : si vous prévoyez un mariage avec un éclairage important, un système de sonorisation ou d'autres équipements électriques qui sortent de l'ordinaire, vérifiez que le lieu peut fournir la puissance nécessaire sans surcharge. Attention aux mariages en extérieur : le coût des installations électriques peut vite grimper - jusqu'à plusieurs milliers d'euros.
14 I L'accessibilité pour les camions de livraisons : pour les prestataires qui doivent livrer du matériel ou de la nourriture, assurez-vous que le lieu leur soit accessible avec des zones de déchargement pratiques.
15 I Une communication fluide et aisée : la communication est essentielle pour un mariage sans accroc. Ne contractez qu'avec un lieu dont le gestionnaire est réactif, vous offre une communication fluide, sans détour et bienveillante. C'est l'assurance d'obtenir les éléments essentiels en temps voulu tout au long des préparatifs de votre mariage.
Bonus : l'accès à Internet : dans notre monde moderne et connecté, l'accès à Internet en tout lieu et en tout temps est attendu par beaucoup. Assurez-vous que la 4G est accessible ou que le lieu offre un réseau Wi-Fi stable pour permettre à vos invités de rester connectés et partager des moments spéciaux en ligne. Plus vos invités seront jeunes, plus cela sera important pour que leur journée ne soit pas teintée d'impatience de retrouver du réseau... Je sais, cela paraîtra triste voire affligeant pour certains, mais c'est une réalité.
En gardant ces 15 points à l'esprit, vous serez mieux préparés à prendre la décision la plus avisée pour le lieu de réception de votre mariage, créant ainsi un cadre mémorable pour célébrer ce jour spécial.
Je me ferai un plaisir de vous aiguiller sur le lieu de réception que vous envisagez de booker ou pouvoir vous aider dans votre recherche du lieu parfait pour votre mariage. Cela est l'une des premières étapes de l'organisation de votre mariage.