Ça y est c'est officiel : vous allez vous marier ! Il est clair pour vous que la conception, l'organisation et la coordination de votre mariage seront confiées à un professionnel. Vous entrez donc en contact avec un ou plusieurs wedding planners pour vous accompagner afin de créer votre mariage dans le Grand Est, en Bourgogne ou encore au Luxembourg. Vous souhaitez un mariage inoubliable, grandiose, aux décors audacieux et inventifs, avec une dose de fun et un accompagnement digne du projet qu'est votre mariage : alors soyez exigeants. Votre wedding planner donnera le ton de votre mariage. Il est donc la clé de voûte de votre mariage. S'il y a bien un prestataire sur lequel il ne faut pas se tromper c'est bien celui-ci. Un mariage haut de gamme voire luxueux ne s'improvise pas. Choisissez consciencieusement l'organisateur de votre mariage en veillant à ce que tous les points qui vont suivre se retrouvent chez lui.
C'est parti pour la dissection minutieuse de ce que vous devez rechercher chez votre futur wedding planner.
1 - Le feeling : oui mais pas que !
Quasiment chaque wedding planner que vous rencontrerez vous dira "surtout, choisissez au feeling". Oui mais non. C'est bien trop simpliste. Vous pouvez avoir un très bon feeling avec un mauvais technicien, une personne qui n'attache aucune importance aux détails, qui ne gère pas le budget ou qui ne participe pas à la dégustation traiteur alors que c'est indispensable (j'écrirai sûrement un article sur le sujet).
Or un mariage haut de gamme ou luxueux ne s'improvise pas. Il ne s'agit pas simplement d'être guidé par quelqu'un de "sympa", souriant ou bienveillant. Il faut quelqu'un qui maîtrise ce genre de mariages, qui en connait les rouages et qui coche toutes les cases des éléments qui vont suivre.
Note : je ne dis pas qu'il ne faut pas s'attarder sur le feeling - je pense que vous vous en doutez. Il est indispensable mais non suffisant. Il doit se coupler à une démarche professionnelle - qui fait parfois défaut.
2 - Une affaire de style
Un wedding planner qui organise des mariages de haut vol a forcément un style affirmé. Cela ne veut pas dire que tous les mariages qu'ils créent se ressemblent. Bien évidemment ! Mais on y retrouve une identité, comme par exemple : des designs modernes, des designs audaciaux, des designs intemporels, du minimalisme, de la profusion de fleurs, des mariages non conventionnels, des mariages hyper festifs, des mariages "édito"... Rien n'est jamais tout noir ou tout blanc. On peut retrouver une identité très forte comme subtile. Cette identité peut-être un mélange de plusieurs styles également. Je vous invite grandement à ne pas contacter un wedding planner réalisant des mariages au style "bohème" quand vous souhaitez un mariage élégant "à la française". Ou encore un wedding planner organisant des mariages d'entrée de gamme quand vous souhaitez un mariage luxueux. Vous risquerez d'être (très) déçus.
3 - Des valeurs et attentes qui vous correspondent
Il est indispensable que votre wedding planner soit aligné avec vos valeurs et attentes. Cela se vérifie de différentes façons cumulatives : sur son site et ses réseaux sociaux, au cours des échanges pré-contractuels que vous aurez avec lui, via des avis et recommandations que vous pourrez notamment lire sur google. Si c’est ce que vous recherchez, observez s’il est créatif, force de proposition, bienveillant, professionnel, méticuleux, accorde un soin particulier aux détails etc. Tout ceci doit apparaître dans les avis laissés par ses clients. Si les avis mentionnent uniquement "c'est la fée de notre mariage" et non "elle a rendu concrète notre vision", "est talentueuse", "a le sens du détail", "elle a été force de proposition", ce n'est clairement pas suffisant pour répondre à vos attentes. De plus, toutes les valeurs que vous recherchez doivent transpirer au cours de vos échanges. Entre un premier appel téléphonique, un rendez-vous à trois et une présentation de projet, vous avez largement l'occasion de vérifier si des propositions sont faites, s'il est à l'écoute, s'il est inventif, s'il est consciencieux etc.
4 - Un process clair et prédéfini
Un wedding planner aguerri présente l’ensemble de ses missions et explique son process au cours des échanges pré-contractuels. C'est essentiel ! Cela vous permettra de savoir s'il réalise exactement ce dont vous avez besoin. Je sais qu'on n'a pas toujours conscience de ce dont on a besoin car on ne connait pas forcément les contours des missions d'un wedding planner. En surfant sur les sites internet des planners et en échangeant avec eux, vous êtes censés découvrir ce que les uns font que les autres ne font pas. À vous ensuite de choisir ce qui vous intéresse le plus. Si le wedding planner ne parle pas de ses missions ni sur son site ni en échangeant avec vous, posez-lui des questions. Mais c’est déjà mauvais signe. Son métier consiste à gérer un projet et cela passe inévitablement par la clarté et un process prédéfini clair.
5 - Clarté sur les limites de sa prestation
Il est important que le wedding planner parle également de ce qu'il ne réalise pas et pose les limites de sa prestation. S’il ne le fait pas, cela peut mener à des déceptions et/ou des attentes irréalistes. Un wedding planner qui pose ses limites est une personne qui sait se faire respecter. A priori il saura également le faire avec les prestataires qui interviendront au cours de votre mariage et ça, c’est tout benef’ pour vous ! À titre d'exemple, je ne m'occupe pas de la mise en place du mobilier et de la décoration : cela est l'affaire du traiteur et du wedding designer (un décorateur spécialisé dans le mariage avec une vue artistique non négligeable). Comment pourrais-je m'occuper de la coordination des mises en beauté, des séances photos, répondre aux interrogations des prestataires, veiller à ce que chaque détail soit respecté, si je suis stressée parce que je dois finir de mettre en place le mobilier avant que le traiteur pose sa vaisselle et la fleuriste ses compositions florales ? No way. Mon métier est celui de chef de projet et non de manutentionnaire.
6 - Échange sur vos obligations à son égard
Et oui, il s’agit d’une relation contractuelle dans laquelle client et vendeur travaillent en étroite collaboration. Vous avez également des obligations à l'égard du wedding planner. Il est donc indispensable qu'il vous fasse part de vos obligations et de ses attentes tout au long du processus organisationnel. Afin qu'il mène à bien sa mission, il aura besoin de votre concours, car quoiqu'il arrive votre mariage est unique. Il ne s'agit pas de dupliquer les mariages déjà réalisés, mais d'en réaliser un complètement personnalisé, à votre image, à la hauteur de vos espérances. Et pour ça, il a besoin d'échanges réguliers avec vous, de réactivité etc. Plus le wedding planner échange sur l’ensemble de la relation à venir, plus il est clair, consciencieux et à même d’adopter ce genre d’attitude tout au long de la relation ainsi qu’avec les prestataires.
7 - Présentation d'un projet : l'outil indispensable avant de signer avec votre planner
Il est indispensable que votre wedding planner vous présente un projet qui vous permette de vérifier qu’il vous a compris et qu’il peut réaliser un mariage qui vous convienne.
Pas de projet, pas de vision affichée. Pas de projet, pas de budgétisation pour le mariage dont vous rêvez. Pas de projet, pas de propositions faites qui permettent d’évaluer sa créativité, ses capacités à travailler dans un délai court et sa sensibilité. J'espère vous avoir convaincu de ne vous engager qu'avec un planner qui vous propose un projet. Quand on a des ambitions importantes pour son mariage, on ne peut pas laisser une enveloppe budgétaire importante entre les mains d'une personne avec qui on a un "bon feeling" sans savoir où l'on va avec lui.
8 - Une écoute active
Le wedding planner est-il à votre écoute ? Ou cherche t’il à imposer ses codes et sa vision du mariage idéal ? Est-il prêt à décrocher la lune pour réaliser vos demandes inhabituelles ou les balaye t'il d'un revers de la main sous couvert que c'est trop complexe ? Bien évidemment, il est là aussi pour vous aider à canaliser vos idées - et vous faire comprendre que tout n'est pas réalisable en fonction du budget que vous avez. Mais s’il remet en cause toutes vos envies ça commence mal…
Cela est bien évidemment facilement évaluable au cours des échanges mais aussi au sein du projet présenté. D'où l'importance (encore) d'avoir un projet et des échanges constructifs tout au long du processus pré-contractuel.
9 - Jamais seul le jour J
Vient-il seul le jour du mariage ? Vient-il accompagné d’autres wedding planners ? À minima un assistant est obligatoire : en cas de gros imprévu, qui gère la coordination si votre planner est occupé à trouver une solution ? Plus votre mariage emporte une logistique de déplacements importante, plus vous aurez besoin de coordinateurs. Plus vous attendez d'invités, plus vous aurez besoin de coordinateurs. C'est bien évidemment au wedding planner de déterminer le nombre de personnes dont il a besoin le jour J. Mais il est impensable qu'un wedding planner vienne seul. Attention également à ce qu'il soit accompagné de professionnels et non de membres de sa famille ou amis qui ne connaissent rien au métier. Ils peuvent être de bons exécutants, mais en cas d'imprévu, s'ils devaient prendre des décisions pendant que le wedding planner est occupé à la résolution d'un problème important, vous courrez à la catastrophe.
J'attire votre attention sur un point important : de nombreux wedding planners sont également décorateurs voire même designer floral. Ce sont 3 métiers complètement différents et qui demandent du temps le jour J. Il est indispensable que votre wedding planner ne vienne pas seul. J'irai plus loin : il doit être accompagné d'une équipe non négligeable de 3/4 personnes a minima en fonction de la complexité logistique de la coordination et de l'envergure des installations et décors. Un wedding planner ne gère pas la coordination qu’après que toute la décoration soit en place à 17/18h…
10 - Les prestations qui font la différence
Comme nous l'avons vu, tous les wedding planners ne réalisent pas toutes les mêmes prestations. Vous serez surpris des différences. Et parfois, ces différences seront significatives pour vous, par rapport à vos besoins. Allez chercher ces petits plus qui vous soulageront. Par exemple, si vos invités habitent loin du lieu de réception, votre wedding planner propose t'il de soumettre une liste d'hébergements à vos convives ? Propose t'il de gérer un service de navettes ?
Ou encore, vous crée t'il un site internet à destination de vos convives pour simplifier la réception des réponses dans ce monde 2.0 ? Va t'il réaliser une version anglaise pour vos invités étrangers ? Donner des indications de déplacement depuis l'étranger, les aéroports ou encore les gares ? Bref : facilite-t-il la venue de vos invités ?
Pour conclure
Vous comprendrez que ce qui ressort des nombreux points énoncés est qu'une bonne communication, claire, efficace et directe est indispensable ! Grâce à cette communication, vous pourrez observer le professionnalisme du wedding planner et déterminer les éléments qui sont indispensables pour vous. C'est aussi important que le feeling.
Si vous recherchez un wedding planner pour votre mariage avec des envies de beaux décors, de cuisine gastronomique, d'animations et d'ambiance joviales (et pourquoi pas uniques, inventives, originales) alors contactez-moi ! J'ai hâte d'en savoir plus sur votre projet qui, j'en suis sûre, sera grandiose !